Vsebina
- faze
- 1. del Organizirajte oddajo storitve
- Del 2 Upravljanje prehodnega obdobja
- Del 3 Razmišljanje z vidika dolgoročnega razvoja
Ko zapustite položaj, je verjetno, da bo vaš nadzornik ali poslovodja poiskal vašo pomoč, da bi olajšal pogodbo z naslednikom. Če ste podjetni in organizirani, boste lahko zagotovili nemoten prehod za svoje podjetje in odšli, hkrati pa pustili odličen poklicni ugled.
faze
1. del Organizirajte oddajo storitve
-
O poteku primopredaje se pogovorite s svojim nadzornikom. Za začetek se morate s svojim nadzornikom temeljito pogovoriti, da boste natančno določili, kako bo storitev opravljena. Glede na delo, ki ga opravljate, in način, kako vaš vodja rad dela, boste morda morali veliko prispevati k prehodu. To lahko vključuje dejstvo, da tisti, ki te zamenja, opazi, da delaš nekaj dni ali celo dlje.- V večini primerov boste morali pripraviti vsaj uradni dokument o prenosu.
- O tem se pogovorite s svojim upraviteljem in določite, koliko pričakujete, da boste prispevali, in na kaj se boste morali osredotočiti, ko boste predali storitev.
-
Predhodno predstavite svoj prenosni dokument. Ko imate jasno predstavo o pričakovanjih svojega nadzornika, lahko začnete pisati dokument o prenosu. Tako se boste lahko organizirali, hkrati pa razvrstili vse različne naloge in informacije, ki jih boste morali posredovati v tem prehodnem obdobju. Dokument mora vsebovati naslednje elemente:- podrobne informacije o vaših dnevnih dejavnostih, prioritetah in nalogah,
- pregled bistvenih točk, povezanih s to funkcijo,
- jasna izjava o tem, kaj se pričakuje od vašega naslednika,
- seznam vseh pomembnih dokumentov, ki jih je treba poslati. To je lahko delovni načrt ali dana pogodba.
-
Nastavite vse zadnje podrobnosti. Če veste, da boste kmalu zapustili svoje delovno mesto, vam lahko pomaga, da se še dodatno potrudite, da ne boste pustili ničesar nedokončanega. Izkusili boste resnično zadovoljstvo, če vam bo uspelo to doseči in boste lahko pomagali tudi tistemu, ki vas nadomešča. S tem boste šli tudi v dobro razmerje s šefi in ohranjanje dobrega ugleda.- To morda ni vedno mogoče, toda če imate mapo, ki naj bi jo dokončali, se še dodatno potrudite, da jo dokončate.
- Poleg tega bo lahko nova oseba, ki se s sporazumom ukvarja, ko je blizu sklenitev, težko dokončno oblikovati, saj se ne zaveda vseh zapletov spisa.
-
Pogovorite se s kolegi. Preden vaš naslednik nastopi na položaju, poiščite čas, da se s kolegi pogovorite o primopredaji in jih vprašajte, če mislijo, da se morate osredotočiti na nekaj. Če težava čaka in se je ne zavedate, je to sanjska priložnost, da to opazite.- Nove težave verjetno ne bodo vplivale na vaše zadnje dni, če pa se jih vsaj zavedate, jih boste lahko prijavili, kdorkoli zavzame vaše mesto.
- Prav tako vam daje možnost, da se prepričate, da vsi vaši zaposleni vedo, da odhajate in ko odhajate. Obveščajte jih o prehodnem obdobju, da ga bodo upoštevali.
- Obstaja velika možnost, da bo vaša produktivnost padla med prehodnim obdobjem, zato je dobro, da o tem predhodno obvestite svoje zaposlene.
-
Napišite uradni dokument o prenosu. Zadnji korak pri pripravi prehoda je dokončanje pisanja uradnega dokumenta o prenosu. Lahko uporabite osnutek, ki ste ga naredili, vendar ga ne pozabite razširiti in vključiti vse ključne informacije. Dokument boste morali pregledati pri svojem nadzorniku in vseh ostalih članih ekipe. Poskusite to storiti in dokument pošljite nasledniku nekaj dni pred datumom, ko naj bi začel nastopati. Vsebina te vrste dokumentov se razlikuje glede na vrsto opravljenega dela, vendar lahko vključuje naslednje:- seznam in časovni razpored ukrepov, ki jih je treba izvesti,
- brifing o trenutnih vprašanjih,
- koledar rokov in prihajajočih dogodkov,
- podatke za prijavo in gesla,
- seznam uporabnih stikov,
- navodila za upravljanje map in datotek v računalniku.
Del 2 Upravljanje prehodnega obdobja
-
Prehodu dodelite čim več časa. Še vedno boste lahko prisotni, ko bo vaš naslednik prevzel funkcijo in boste morda morali opraviti popolnejšo storitev. Trajanje tega prehoda se razlikuje, v nekaterih primerih pa boste imeli nekaj dni ali več, da novemu pomagate narediti svoj pečat. Na splošno, več časa, ki ga porabite v prehodnem obdobju, več informacij lahko prenesete.- Neizogibno bodo podrobnosti, ki jih boste pozabili, in če vas bo kdo spremljal, je dober način za soočanje z različnimi dnevnimi nalogami, ki jih opravljate.
-
Pomembno dokumente posredujte osebno. V prehodnem obdobju je dobro zagotoviti, da se vsi kritični podatki in pomembni dokumenti posredujejo osebno. To bo pomagalo zagotoviti, da se najpomembnejše naloge izvajajo v standardih in da so prednostne naloge jasno opredeljene. Osebno pošiljanje dokumentov vam bo omogočilo, da se pred odhodom temeljito pogovorite o najbolj zapletenih vprašanjih.- Ta priložnost, da boste morali posredovati ključne podatke, hkrati pa boste svojemu nasledniku omogočili, da vam neposredno zastavlja vprašanja, bistvenega pomena za nemoten prehod.
- To vam bo dalo tudi priložnost, da zagotovite stožec in v razpravo vnesete več odtenkov, ki bi jih sicer lahko prezrli.
-
Potrudite se, da priskočite na pomoč. Če ste v službi v stiku s svojim naslednikom, bi morali biti vedno podjetni in skrbni. Potrudite se prepoznati in pomagati razrešiti morebitne težave. Oseba, ki vas nadomešča, bo morda prvih nekaj dni ustrahovala in se malo sramežljivo pozdravila in vas bo morda motila s svojimi vprašanji.- Bodite prepričani, da ste jasno, da ste tam za pomoč in da so vprašanja dobrodošla.
- S tem boste pomagali vzpostaviti situacijo, v kateri bo odgovornost za prenos storitve razdeljena med vašega naslednika in vas.
-
Organizirajte sestanek za zaključek primopredaje. Zadnje, kar morate storiti, preden greste in dokončate storitev, je organizirati končni sestanek s tistim, ki vas zamenja. Prosite ga, naj predloži morebitna odprta vprašanja in opombe. To srečanje je nova priložnost odlična priložnost, da se prepriča o svojih odgovornosti in vlogi.- Vse negotovosti je mogoče razjasniti na tem sestanku.
- Glede na vrsto kraja, kjer delate, je morda previdno, da se sestanka ne bo udeležil vaš nadzornik ali poslovodja.
- Vsaj obvestite svojega upravitelja o tem, kje in kdaj seja poteka, in vprašajte, ali želite še kaj dodati.
Del 3 Razmišljanje z vidika dolgoročnega razvoja
-
Označite vsak podporni dokument ali usposabljanje. Poskusite, da bi bil prenos storitve videti kot priložnost, ki vam bo pomagala, da resnično daste svojemu nasledniku vse možnosti za uspeh. Delo in naloge ne samo prenašate, temveč poskušate pomagati osebi, ki vas nadomešča, da se profesionalno razvija, poleg tega pa dolgoročno prispevate k trdnosti vašega starega posla.- To lahko storite tako, da predložite kakršne koli priložnosti za usposabljanje, ki se jih zavedate.
- Morda ste sledili treningom, ki so vam pomagali narediti svoj pečat in se prilagoditi.
- Ne pozabite to predstaviti svojemu nasledniku in ga spodbuditi, da razišče več možnosti.
-
Ne zanemarjajte delovne kulture. Če imate priložnost preživeti čas s tistim, ki vam bo vzel baklo, je pomembno, da se ne osredotočate samo na tehnične vidike svojega dela. Vsako podjetje je edinstveno in ima edinstveno okolje in delovno kulturo, ki lahko zastraši ali zmede novinca. Ne pozabite vzeti čas in razložite, kako stvari delujejo v vašem podjetju.- Potrudite se, da ga pokažete po pisarni in ga predstavite vsem zaposlenim.
- Bodite prepričani, da jasno določite vlogo novinca in razjasnite dolžnosti nekdanjih zaposlenih.
- Če se delo, ki ga opravlja nova oseba, nekoliko razlikuje od vaših ali so njegove prioritete in odgovornosti drugačne, se prepričajte, da to vedo tudi drugi zaposleni.
-
Navedite svoje podatke. Če želite resnično narediti več, posredujte svoje kontaktne podatke novemu zaposlenemu. Lahko bi mu rekli, da ima možnost, da se obrne na vas v primeru večje težave ali če ga je treba voditi. Vsi tega ne bodo z veseljem storili in to bo zagotovo odvisno od odnosa z nekdanjim šefom.- Težavo lahko pogosto rešimo s preprostim e-poštnim sporočilom.
- Dejstvo, da nameravate po odhodu dobro pomagati, bo pustilo dober vtis in pripomoglo k izboljšanju ugleda.