Vsebina
- faze
- 1. del Izbira načina snemanja podatkov
- 2. del Izvedite študijo
- Del 3 Analiziranje rezultatov in spremembe
Študij časa in gibanja vključuje analizo uspešnosti dela z opazovanjem in določanjem časa. Pomaga vam lahko ugotoviti, kako učinkovit bi lahko bil vaš dan, saj vam omogoča, da prihranite energijo in čas za dobro vseh! Tovrstno raziskovanje lahko naredite na sebi ali na nekom drugem. Najprej morate izbrati metodo, ki jo boste uporabili, od opazovanja v realnem času do metod vzorčenja (metoda posnetka), preden nadaljujete na opazovanje in določanje časa. Ko je študija končana, lahko rezultate uporabite za vzpostavitev učinkovitejšega načina dela.
faze
1. del Izbira načina snemanja podatkov
-
Če vam zmanjka časa, uporabite način vzorčenja. Ta metoda vključuje opazovanje zaposlenega ob določenih trenutkih in ne vztrajno. Intervali so lahko naključni ali redni. Delavca opazujete nekaj časa, nato pa na podlagi vzorcev ekstrapolirate čas, ki je bil dan vsaki nalogi. Ta metoda je učinkovitejša pri dejavnostih, ki imajo malo sestavnih delov ali delavcev, ki na splošno opravljajo malo nalog.- Na primer pri zaposlenem, katerega glavna naloga je zaračunavanje računov, je lahko naključno vzorčenje učinkovito, saj vam omogoča, da vidite, kaj ta oseba počne, ko jo pregledate. Ko imate vse podatke, lahko določite aktivnost ali komponento, ki traja več časa za osebo, tako da primerjate pogostost in trajanje naloge v vsakem naključnem vzorcu.
- Prednost tega pristopa je zmožnost opazovanja več kot ene osebe v določenem časovnem obdobju skozi posamezno vrtenje.
- Če uporabite to metodo na sebi, lahko načrtujete alarm, ki se bo sprožil v določenih časovnih presledkih, da boste posneli delo, ki ga opravljate v določenem časovnem obdobju.
-
Oglejte si dejavnost v realnem času in postavljajte vprašanja. S to metodo ste v isti sobi kot zaposleni, ko opravijo nalogo. Opazujete delo, ki ga izvaja, in ga razčlenite, medtem ko ga določite. Vsaka komponenta mora biti razumljiva celota, ne da bi bila preveč podrobna in težko sledljiva.- Če želite preučiti sestavne dele, ni treba začasno izvajati velike dejavnosti. Preko njih lahko prepoznate pomanjkljivosti. Dejansko zaposlenega ni treba ustavljati pri svojem poslu: nalogo boste samo razčlenili zaradi registracije. Na primer, če je njegova naloga pregledovanje pisem, bodo sestavni deli: pojdite tja, kjer so pošte, poiščite zadevna sporočila, jih odnesite v pisarno, odprite kuverte, preberite vsebino in vrzite ali obdelajte vsako pošto.
- V pomoč je lahko skupina ljudi, ki je odgovorna za opazovanje delavca. Tako lahko ena oseba skrbi za ustavljanje ure, druga za snemanje časa in tretja oseba za vodenje zapiskov.
- To metodo lahko uporabite tudi pri svojem delu. V tem primeru boste morali oceniti vsako komponento, ko jo zaženete.
-
Posnemite video za bolj naraven dotik. Namesto da bi opazovali dejavnosti, ki se izvajajo v realnem času, naredite video. Tako se lahko vrnete kasneje, da analizirate trajanje vsakega dela. Za vas to ne bo velika izguba, saj lahko posnetek vedno previjete nazaj, da pregledate zaporedje. -
Za natančnejše rezultate si oglejte videoposnetke. Če merite svojo uspešnost, bo ta metoda veliko enostavnejša od drugih dveh. Na stativ namestite kamero z idealnim kotom za snemanje opravila. Naj kamera zapiše delo, ki ga opravljate, na primer pri pisanju poročila.- Ocenite dejavnost v nekem časovnem obdobju. Na primer, lahko ocenjevanje izvajate en teden ali mesec.
2. del Izvedite študijo
-
Ustvarite preglednico za shranjevanje podatkov. Potrebovali boste orodje za snemanje naloge in preglednica je idealna. Poleg tega boste morali zabeležiti čas. Naloge se pogosto izvajajo v serijah. V tem primeru načrtujte polje za beleženje trajanja vsake komponente vsake naloge. Za ta del boste potrebovali le niz oštevilčenih polj. Za pripombe boste morali dodati tudi stolpec.- Če je na primer zaposleno delo preverjanje e-poštnih sporočil in eden od komponent je njihovo branje, zapišite čas, ki je potreben za branje vsakega v oštevilčenih delih poleg komponente.
-
Razdelite delovno obremenitev na majhne dejavnosti. Če želite narediti študijo časa in gibanja, morate delno določiti čas, ki je bil dodeljen za vsako delo. Na splošno je edini način za izboljšanje uspešnosti ekipe pregledovanje majhnih dejanj vsake naloge. Takoj, ko je delo končano, navedite vsako komponento, ki ji sledi kratek opis.- Skrivnost je v iskanju prave podrobnosti. Na primer, čas, potreben za pritisk na gumb, je odveč. Vendar pa ne smete pretiravati preveč, saj vam to lahko odvzame podatke, potrebne za odkrivanje stopnje učinkovitosti.
- Recimo, da preverite svojo e-pošto. To nalogo bo treba razčleniti na naslednji način: povezovanje z računalnikom in mapo »Prejeto«, brisanje neželene pošte, ne da bi jo odpirali, branje e-poštnih sporočil, pisanje odgovorov na e-pošto in razvrščanje datotek v mape.
-
Shranite vsako nalogo. Začnite s štoparico. Poskusite začrtati vsak del naloge, pri čemer upoštevajte, koliko časa je trajalo, da ste opravili vsako nalogo. Na splošno je lažje ustaviti in ponovno zagnati štoparico s pretečenim časom. Kasneje lahko izračunate, koliko sekund je trajalo za vsako aktivnost.- Za boljšo natančnost podatke zbirajte v več dneh.
-
Časovna opravila z videoposnetki. Ko uporabljate video, ga morate ustaviti in znova zagnati za vsako komponento, ki jo časovno spremljate. Tako boste imeli čas za opažanja in beleženje trajanja vsake komponente.
Del 3 Analiziranje rezultatov in spremembe
-
Izračunajte povprečno trajanje vsakega koraka. Ko zberete vse podatke, poskusite izračunati povprečno trajanje vsakega koraka. Če želite dobiti povprečje, seštejte vsa trajanja komponente in delite s številom trajanj v tej skupini.- Na primer, če je branje po pošti sestavni del, je lahko trajanje 4 minute, 1 minuta, 2 minuti, 3 minute in 5 minut. Seštejte te številke: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Rezultat razdelite na število zbranih trajanj. V primeru vrste je 5. Razdelite 15 na 5, tako da imate po pošti 3 minute v povprečju.
-
Določite povprečno trajanje aktivnosti. Najpreprostejši pristop za določitev povprečnega trajanja celotne naloge je seštevanje vseh povprečnih vrednosti sestavnih delov. Tako boste našli povprečje vseh del. -
Naloge razvrstite po pomembnosti. Razvrstite dejavnosti po stopnji pomembnosti, da veste, katere so prednostne naloge. Številk vam ni treba dodeljevati: označite jih lahko kot pomembno in ne pomembno opravilo. Na primer, morda je pomembno, da odgovarjate na e-poštna sporočila, toda če ne delate v službi za stranke, je to verjetno manj pomembna naloga kot pisanje poročila. -
Zmanjšajte manj pomembne in zamudne dejavnosti. Po oceni vseh nalog določite, katere si vzamejo dovolj časa, katere pa niso velike vrednosti. To delo vam bo pomagalo najti načine za zmanjšanje stroškov. Prav tako je pomembno, da si ogledujete dejavnosti, ki so zamudne, a pomembne tudi pri vašem delu. Vsekakor ne bi škodilo, da bi bili bolj učinkoviti. -
Pazite na sočasne pike. Sočasne naloge ponavadi podaljšajo trajanje vsake dejavnosti, saj se ne morete osredotočiti na več delovnih mest hkrati. Ko izvajate več nalog, na primer ogled e-pošte in pisanje poročila hkrati, poskusite storiti drugače. Nastavite čas za eno delo hkrati. Ko pišete poročilo, jih pustite pri miru.- Če ves dan berete misli, se duševno odklonite od vseh ostalih nalog, ki jih opravljate. Pogosto je bolje narediti samo eno delo hkrati. Lahko jih na primer preberete zjutraj, opoldne in tik pred odhodom z dela.
-
Poiščite pomanjkljivosti, da jih zmanjšate. V nalogah, ki jih časovno opisujete, boste pogosto našli neučinkovitost. Z odpravo teh pomanjkljivosti boste lahko bolje delali in izkoristili svoj čas.- Na primer, če morate vsak dan izpolnjevati dokumente v drugi sobi zunaj vaše pisarne, poiščite čas za to naenkrat. Nenehno naprej in nazaj bo izgubljal čas, ki bi ga lahko namenili drugim opravilom.